Finanzierung:

Die Änderung der Dienstanweisung hat keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Sachdarstellung:

Aufgrund der Beschlussvorlage Nr. 2009/FB II/429 vom 27.08.2009 wurde die Dienstanweisung der Gemeinde Edewecht über die Vergabe von Leistungen nach der VOL und VOB (Vergabeordnung) hinsichtlich der Änderung der Wertgrenzen beschlossen.

Seither sind die Wertgrenzen in der Dienstanweisung unverändert, gleichwohl unterlagen die Rechtsnormen im Vergaberecht einer mehrfachen Novellierung.

Allgemein lässt sich festhalten, dass sich das Vergaberecht in den letzten Jahren mehrfach und auch grundlegend gewandelt hat. Die Vergabeordnung für Lieferungen und Dienstleistungen (VOL) wurde beispielsweise in Niedersachsen durch die Unterschwellenvergabeverordnung abgelöst.

Zudem sind die Baukosten in den letzten Jahren sehr stark gestiegen, so dass die bislang geltende Wertgrenze oberhalb derer der Verwaltungsausschuss für Auftragsvergaben zuständig ist, in der Praxis zu sehr kleinteiligen Beteiligungsschritten führt. Die in diesem Zusammenhang einzuhaltenden Fristen führen auch bei rechtzeitiger Vorbereitung häufig zu Verzögerungen im Fortgang der Baumaßnahmen. Außerdem stellt sich in der Praxis immer wieder heraus, dass bei der Auftragsvergabeentscheidung durch den Verwaltungsausschuss kein inhaltlicher Spielraum mehr besteht, da durch die Feststellung des Ausschreibungsergebnisses bereits eine rechtlich verpflichtende Vergabeentscheidung vorgeprägt ist. Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit zeigen, dass die Abwicklung vereinfacht wird, wenn die Verwaltung eine Vergabeermächtigung erhalten hat und der Verwaltungsausschuss über den Fortgang der Vergabeentwicklung unterrichtet wurde, wie dies z. B. bei dem neuen Kindergarten in Friedrichsfehn der Fall gewesen ist.

Für den zügigen und wirtschaftlichen Fortgang einer Baumaßnahme ist es wichtig, dass eine zu einem bestimmten Zeitpunkt festgestellte Ausführungsplanung nicht mehr verändert wird. Dies gilt insbesondere, nachdem die Umsetzung begonnen worden ist. Nachträgliche Änderungen können zu Mehrkosten und erheblichen zeitlichen Verzögerungen führen.

Vor diesem Hintergrund schlägt die Verwaltung vor, dass der Verwaltungsausschuss nicht erst bei der Auftragsvergabe informiert wird, sondern im Vorfeld einer Maßnahme die jeweiligen Grundzüge der Planung durch einen sogenannten Maßnahmenbeschluss festlegt werden. Auf der Grundlage dieser Entscheidung würden die notwendigen Maßnahmen ausgeschrieben und die Aufträge durch die Verwaltung vergeben, sofern das Gesamtbudget der Maßnahme ausreichend ist. Über den Fortgang der Maßnahmen und den Stand der Kosten wäre quartalsweise zu berichten.

Die Maßnahmenbeschlüsse sollten nach Auffassung der Verwaltung entfallen, wenn der Gesamtumfang der zu vergebenden Aufträge 50.000 € netto unterschreitet. Hiervon unberührt bleibt die Pflicht zur quartalsweisen Information des Verwaltungsausschusses auch über Baumaßnahmen mit einem Auftragswert von 25.000 € bis unter 50.000 € netto.

Die vorstehende Vorgehensweise ist zudem an die Voraussetzung geknüpft, dass die benötigten Finanzmittel im jeweiligen Haushaltsplan veranschlagt sind.

Von den vorstehenden Regelungen unberührt bleibt die Verpflichtung zur Vorlage von Vergabeunterlagen beim Rechnungsprüfungsamt. Diese Wertgrenzen belaufen sich für Bauleistungen auf 50.000 € brutto und alle anderen Leistungen auf 25.000 € brutto. Bei Fördermaßnahmen können z. T. andere Wertgrenzen gelten. Das Rechnungsprüfungsamt erwägt, diese Wertgrenzen den aktuellen Entwicklungen anzupassen.

Die vorstehenden Festlegungen definieren die Wertgrenze für die Geschäfte der laufenden Verwaltung im Sinne des Kommunalrechts neu, so dass die Hauptsatzung entsprechend anzupassen wäre. Dies kann im Rahmen der anstehenden Neufassung der Hauptsatzung erfolgen.

Die geänderte Dienstanweisung ist der Anlage zu entnehmen.

Beschlussvorschlag:

Die Dienstanweisung der Gemeinde Edewecht über die Vergabe von Aufträgen wird gemäß dem zur Sitzung des Verwaltungsausschusses am 07.12.2021 vorgelegten Entwurf neu gefasst.

Anlagen:

Entwurf der Dienstanweisung