Finanzierung:
Im EDV-Budget werden
jährlich wiederkehrend Mittel für Digitalisierungsmaßnahmen vorgesehen.
Sachdarstellung:
Mit Datum vom 22.11.2018 hat die FDP-Fraktion einen Antrag zur
Weiterentwicklung des E-Governments gestellt. Dieser Antrag wurde erstmalig in
der Sitzung des Rates am 18.12.2018 beraten (Vorlagennummer 2018/FB I/2901) und
dort an den Wirtschafts- und Haushaltsausschuss zur weiteren Beratung
verwiesen. Der Antrag ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt.
Verwaltungsseits wird das Thema E-Government als ein Baustein der
Digitalisierung verstanden und in diesem Kontext bearbeitet. Der Ansatz der
Digitalisierung berücksichtigt in erster Linie das Einbinden neuer Technologien
zur Verbesserung von Prozessen und Abläufen und damit einhergehend die
Entwicklung angepasster Organisationsmodelle. Neben dem Thema E-Government
werden unter dem Oberbegriff Digitalisierung bspw. auch die Themen Soziale
Netzwerke, Open Data und Cloud Computing verstanden.
Zu den klassischen Komponenten des E-Governments sind
Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Ersetzendes Scannen, E-Payment und
Workflowkomponenten zu nennen. Ziel ist es dabei, die Verwaltungsprozesse so zu
gestalten, dass sie kundenorientiert, medienbruchfrei und transparent sind.
E-Government richtet sich somit sowohl an die Bürgerinnen und Bürger als auch
an die verwaltungsinternen Abläufe.
Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen
verpflichtet, ihre Dienstleistungen bis Ende 2022 in einem Verbund ihrer
Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Die Umsetzung des OZG erfolgt durch
zwei Projekte des IT-Planungsrates gemeinsam mit Bund und Ländern und unter
Einbeziehung kommunaler Akteure. Zum einen geht es in diesen Projekten um ein
Digitalisierungsprogramm, welches die Voraussetzungen schaffen soll, die
Dienstleistungen überhaupt digital abzubilden und zum anderen geht es um die
Schaffung entsprechender Verwaltungsportale, in denen sich Bürgerinnen und
Bürger einen einheitlichen Zugang zu allen digitalen Angeboten der Verwaltung
ermöglichen können. Hierbei handelt es sich um eine begrüßenswerte Entwicklung.
Bis dahin sind verwaltungsseits sowohl die internen Strukturen zur möglichst
medienbruchfreien Abwicklung entsprechender Anträge zu schaffen als auch
bereits im Vorfeld eigene sinnvolle Lösungen zur Überbrückung zu entwickeln.
Ist-Zustand
In der bisherigen Arbeit hat sich die Verwaltung schwerpunktmäßig mit der
Schaffung der erforderlichen internen Strukturen beschäftigt. Eine umfassende
Digitalisierung der Verwaltungsabläufe setzt zunächst einmal einen bestehenden
Aktenplan voraus, welcher als Grundlage für eine flächendeckende revisionssichere
Ablage von elektronischen Dokumenten dient. Die hierfür erforderlichen Arbeiten
sind zwischenzeitlich weitestgehend abgeschlossen. Es ist beabsichtigt, die
finale Version des Aktenplanes noch in diesem Jahr zu verabschieden und auf
dieser Basis zusammen mit der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) die
nächsten Schritte zu planen. Unbeschadet dessen sind in Teilbereichen schon
Umstellungen erfolgt. Die gemeindlichen Steuerakten werden bereits seit
geraumer Zeit ausschließlich digital geführt. Ebenso gibt es in dem
Teilaufgabenbereich Meldewesen des Bürgerbüros nahezu keine papiergebundene
Aktenführung mehr. Auch die Bearbeitung der kreditorischen Rechnungen wird
mittels eines entsprechenden Workflows papierlos vorgenommen. In den genannten
Fällen wird auch das System des revisionssicheren ersetzenden Scannens genutzt,
um auf die Papierablage umfänglich verzichten zu können.
Daneben bietet die Gemeinde Edewecht bereits heute eine Reihe von
Dienstleistungen online an:
-
Wahlscheinantrag
online (OLIWA)
-
interaktive
Planungsbeteiligung
-
Bebauungsplanportal
-
Schadensmelder
-
Führungszeugnis
(Online Portal des Bundesamtes für Justiz)
-
Auskunft
aus dem Gewerbezentralregister (Online Portal des Bundesamtes für Justiz)
-
Online
Buchung von Unterkünften
Nächste Schritte
Bei der Auswahl weiterer Dienstleistungen sind in erster Linie auch
solche im Fokus, die mit entsprechenden Fallzahlen verbunden sind. Bereits
beschlossen und in der Umsetzung ist die Einrichtung eines Onlineportals zur
Sportstättenverwaltung. Die Nutzung soll in der zweiten Jahreshälfte ermöglicht
werden.
In Planung ist die Umsetzung eines Moduls zur Hundesteuer, welches auch
gleichzeitig die Anmeldung im Hunderegister ermöglicht.
Für den Bereich des Standesamtes ist ein Modul zur Anforderung von Personenstandsurkunden
in Planung. Ein entsprechendes Angebot der KDO liegt bereits vor.
Selbstverständlich sind in diesem Kontext auch die Möglichkeiten zum
E-Payment zu schaffen.
Ferner ist beabsichtigt, dass bereits bestehende
Kindertagesstätten-Verwaltungsprogramm zu erweitern und in diesem Zuge auch die
Möglichkeit der Online-Anmeldung einzurichten.
Im Bereich des Bürgerbüros wird in den nächsten Monaten eine
Weiterentwicklung des bestehenden Fachverfahrens eingeführt werden. In diesem
Zusammenhang werden auch weitere Module und Onlinemöglichkeiten bestehen, deren
Nutzen selbstverständlich geprüft wird.
Bei bestimmten Dienstleistungen gibt es allerdings auch Hindernisse, die
ein medienbruchfreies Onlineverfahren verhindern. Die Gemeinde Edewecht hat
beispielsweise im Zuge der Fortschreibung des Abfallwirtschaftskonzeptes des
Landkreises Ammerland darauf hingewiesen, dass das bisherige Verfahren unter
Verwendung von Abfallgebührenmarken einer weiteren Digitalisierung an dieser
Stelle entgegensteht. Bislang ist es bspw. für die Abmeldung einer Biotonne
erforderlich, die auf dem Behälter befindliche Gebührenmarke abzulösen und dem
Bürgerbüro vorzulegen. Dieser Prozess lässt sich in der Form nicht digital
abbilden. Sinnvoll wäre daher eine Umstellung bspw. auf ein Chipsystem oder
ähnliches Verfahren.
Letztlich ist auch der Internetauftritt der Gemeinde Teil des
E-Governments. Eine grundlegende Überarbeitung und eine Konzeptionierung zur
Neuerstellung sind derzeit ebenfalls in Planung.
Beschlussvorschlag:
Der Antragstext ist dem als Anlage beigefügten Antrag der FDP-Fraktion zu
entnehmen.
Anlagen:
Antrag der FDP-Fraktion