Finanzierung:

In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass die Kalkulation von gemeindlichen Großveranstaltungen schwierig ist, weil viele Unwegbarkeiten mangels Erfahrung nur unzureichend bewertet werden können. Dennoch ist es Wunsch der Gemeinde Edewecht, Veranstaltungen wie die Marktpartie und den Weihnachtsmarkt auch in Zukunft durchzuführen und zu etablieren. Mit der Marktpartie ist ein sehr guter Start gelungen. Jetzt steht die nächste Veranstaltung neuen Stils an. Auch hier gestaltet sich die Finanzierung schwierig. Der Sachdarstellung ist zu entnehmen, dass die eigentliche Veranstaltung aufgrund der kalkulierbaren Kosten unter Berücksichtigung der kalkulierbaren Einnahmen (Zuschuss Gemeinde, Standgebühren, Spenden) grundsätzlich defizitär verlaufen kann. Nicht einschätzbar ist die Einnahmeentwicklung.

Das Veranstaltungsforum möchte gewährleisten, dass die gemeindlichen Vereine und Institutionen, die bislang am Weihnachtsmarkt alter Art beteiligt waren, auch zukünftig beteiligt werden. Ebenso sollen neue Vereine und Institutionen eine Möglichkeit der Teilnahme erhalten. Das Veranstaltungsforum hat sich insoweit überlegt, die erzielten Einnahmen nach Abzug des Wareneinsatzes dergestalt zu verteilen, dass 50 % des Überschusses anteilig an die teilnehmenden örtlichen Vereine und Institutionen gehen und 50 % des Überschusses zur Kostendeckung herangezogen werden. Dies hat den Hintergrund, dass für die Teilnehmer ein Eigeninteresse an der Teilnahme am Weihnachtsmarkt geweckt bzw. erhalten bleibt. Dieser Grundidee kann sich die Gemeindeverwaltung anschließen. Dies macht jedoch eine Einnahmenplanung umso schwieriger.

Aus Sicht der Verwaltung wird es gerade bei der ersten Veranstaltung des neuen Weihnachtsmarktes notwendig sein, dem Veranstaltungsforum eine Sicherheit in Form einer Defizitabdeckung zu geben. Der in der Folge vorzulegende Verwendungsnachweis wird zeigen, ob und welche Einnahmen das Defizit gemindert haben. Es ist nicht vertretbar, hier den Verein in Vorleistung treten zu lassen, zumal ein Grundbestand an Vereinsvermögen aufgrund der erst 9monatigen Tätigkeit des Vereins nicht erwirtschaftet werden konnte.

Der Verein hat alle Utensilien und Einrichtungsgegenstände von der Weihnachtsmarktinitiative übernommen. Die Weihnachtsmarktinitiative war 25 Jahre alleiniger Ausrichter des Edewechter Weihnachtsmarktes. Nach Sichtung der Gegenstände musste das Veranstaltungsforum leider feststellen, dass die meisten Gegenstände abgängig und nicht weiter nutzbar sind. Insoweit werden Investitionen notwendig. In Anbetracht der Tatsache, dass die Gemeinde Edewecht Ausrichter der Veranstaltungen ist und bleibt, sollten die angeschafften Gegenstände auch in das Eigentum der Gemeinde Edewecht übergehen. Die Gemeinde Edewecht stellt die Gegenstände sodann dem Veranstaltungsforum unentgeltlich zur Verfügung, um die entsprechenden Veranstaltungen durchführen zu können. Hierüber sollte eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem Veranstaltungsforum und der Gemeinde Edewecht geschlossen werden. Dies hätte den Vorteil, dass die Gemeinde Edewecht in eigene Güter investiert und diese Güter verbleiben im Eigentum der Gemeinde im Falle, dass das Veranstaltungsforum nicht mehr Organisator gemeindlicher Veranstaltungen ist. Es handelt sich sodann um Einmalinvestitionen, die künftig über den jeweiligen Nutzungszeitraum abgeschrieben werden.

Sachdarstellung:

a)    Bericht über die durchgeführte Marktpartie 2014

In der Sitzung des Sport- und Kulturausschusses vom 24.02.2014 ist darüber berichtet worden, dass aus der bisherigen „Weihnachtsmarktinitiative“ ein neuer Verein „Veranstaltungsforum Edewecht e.V.“ hervorgegangen ist. Als erstes Projekt hat der neue Verein die Ausrichtung der Marktpartie am 17. und 18. Mai 2014 übernommen. Hierfür sind dem Verein finanzielle Zuwendungen in Höhe von 20.000 Euro zur Verfügung gestellt worden, über deren Verwendung der Verein einen entsprechenden Nachweis vorgelegt hat.

Seinerzeit hatte der Verein Kosten in Höhe von rd. 43.200 Euro kalkuliert und war von einem Defizit von rd. 28.000 Euro ausgegangen. Der vorgelegten Abrechnung ist zu entnehmen, dass tatsächlich nachgewiesene Kosten in Höhe von 35.659,41 Euro entstanden sind, denen Einnahmen in Höhe von insgesamt 35.649,36 Euro, einschließlich der gemeindlichen Zuwendung, gegenüberstehen. Insoweit ist ein Defizit von 10,05 Euro zu verzeichnen gewesen.

Die Veranstaltung an sich war ein Erfolg, so dass dieses Veranstaltungsmodell auch für 2015 vorgesehen werden wird. Hierbei werden die Erfahrungen aus der diesjährigen Veranstaltung zur weiteren Verbesserung einfließen.

b)   Ausblick Weihnachtsmarkt 2014

Der neue Verein wird ebenfalls die Ausrichtung eines neuen Weihnachtsmarktes 2014 übernehmen. Dieser Weihnachtsmarkt wird auf dem neuen Marktplatz am zweiten Adventswochenende, dem 06. und 7. Dezember 2014, stattfinden.

Die Neuausrichtung der Veranstaltung sieht vor, dass rund um eine große Feuerstelle eine Buden- und Pagodenlandschaft entsteht und zum Verweilen einlädt. Die in der Vergangenheit eingebundenen Vereine, Verbände und sonstigen Institutionen wie VfL Edewecht, Fischereiverein, Abominogs, Kindergärten Lüttje Hus und Edewecht, die Grundschule Edewecht, die Feuerwehr Edewecht, die Reservistenkameradschaft und weitere werden ihre Angebote vorhalten. Neu hinzu kommt ein Handwerkermarkt mit derzeit bereits 14 festen Anmeldungen.

Zum Stand der Planungen und der Neuausrichtung der Veranstaltung wird der Verein in der Sitzung vortragen.

Die geplante Veranstaltung wird derzeit intensiv vom Veranstaltungsforum Edewecht geplant und vorbereitet. Ähnlich wie bei der Ausrichtung der ersten Marktpartie 2014 fehlen Erfahrungen bezüglich der Ausrichtung einer solchen Veranstaltung. Die Kostenschätzung beläuft sich derzeit auf Kosten in Höhe von rd. 19.200 Euro (siehe Anlage Nr. 1). Die Schätzung der Einnahmenseite stellt sich schwierig dar, da nicht eingeschätzt werden kann, ob und welche Überschüsse erwirtschaftet werden können. Aufgrund der erlassenen Kulturförderrichtlinie stehen 10.000 Euro Zuschuss seitens der Gemeinde Edewecht zur Verfügung. Es werden darüber hinaus Spenden in Höhe von rd. 500 Euro und Standgeld in Höhe von 440 Euro vereinnahmt werden können. Hieraus ergibt sich ein Defizit von rd. 8.200 Euro, die derzeit nicht gedeckt sind und der Deckung bedürfen.

Ein weiteres Problem für die Ausrichtung dieser Veranstaltung stellen die notwendigen Investitionen dar. Nach 25 Jahren sind die von der Weihnachtsmarktinitiative übernommenen Gerätschaften völlig abgängig und nicht wiederverwendbar. Bei den aufgelisteten Investitionen handelt es sich um Anschaffungen, die sodann in der Folge auf Jahre hierfür zur Verfügung stehen. Jedoch verfügt der Verein nicht über eigenes Vermögen, entsprechende Anschaffungen auch zu tätigen, zumal Ausrichter der Veranstaltung die Gemeinde Edewecht ist und der Verein die Veranstaltung lediglich plant und durchführt. Insoweit wäre es notwendig, die Investitionen durch Finanzmittel der Gemeinde Edewecht sicherzustellen. Es sind Anschaffungen wie die Kosten für den Mietkauf der Pagoden (18 Stück), die Fußböden hierfür, Regenrinnen für die Pagoden, 2 Backöfen, 16 Katalytöfen, die große Feuerschale und rd. 300 Becher. Kosten in Höhe von rd. 13.500 Euro wären hierfür zu veranschlagen.

Auch hierzu wird der Verein ergänzend vortragen.

Beschlussvorschlag:

1.    Die Gemeinde Edewecht gewährt einen festen Zuschuss zur Ausrichtung des diesjährigen Weihnachtsmarktes auf der Basis der Kulturförderrichtlinie in Höhe von 10.000 Euro. Darüber hinaus übernimmt die Gemeinde Edewecht eine Defizitabdeckung in Höhe von bis zu 8.200 Euro für den Fall, dass die erzielten Überschüsse nicht zur Kostendeckung ausreichen. Einen Verwendungsnachweis über die Ausgaben und Einnahmen der Veranstaltung hat der beauftragte Verein „Veranstaltungsforum Edewecht e.V.“ hierfür vorzulegen.

2.    Für einmalige Anschaffungen von notwendigen Ausstattungen werden Haushaltsmittel in Höhe von 13.500 Euro einmalig zur Verfügung gestellt. Die hierüber beschafften Ausstattungsgegenstände stehen im Eigentum der Gemeinde Edewecht und werden dem Verein „Veranstaltungsforum Edewecht e.V.“ auf der Basis einer noch abzuschließenden Vereinbarung unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

Anlagen:

Kostenkalkulationen