Beschlussvorschlag:

Der mit der Einladung zur Sitzung des Wirtschafts- und Haushaltausschusses am 20.09.2011 vorgelegte Entwurf der Eröffnungsbilanz der Gemeinde Edewecht zum 01.01.2009 nebst Anhang und Anlagen wird beschlossen.

Die Verwaltung wird beauftragt, das weitere Verfahren abzuwickeln.“

Sachdarstellung:

Der Rat der Gemeinde Edewecht hat in seinen Sitzungen am 22.03.2004 und 19.12.2005 beschlossen, dass die Gemeindeverwaltung spätestens zum 01.01.2009 die Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen (NKR) vollziehen soll. Bis dahin sollte das bisherige kamerale Haushaltsrecht weiterhin angewandt werden.

Die Einführung des NKR erforderte neben der Erstellung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009 auch die Umstellung auf ein neues Softwareverfahren, die Erstellung eines Produktbuches, die Umstellung bisheriger Verwaltungsabläufe und die entsprechende Schulung der Mitarbeiter.

Für die Erstellung der Eröffnungsbilanz musste das gesamte Vermögen, die Schulden und Verbindlichkeiten der Gemeinde Edewecht erfasst werden. Hierfür konnte nicht auf bereits vorhandene Bestandslisten oder ähnliches zurückgegriffen werden.

Basis für die Ermittlung der Bilanzwerte waren die noch vorhandenen Unterlagen, die sich zum überwiegenden Teil aus den Belegen der Vermögenshaushalte der Jahre 1974 bis 2008, den älteren Unterlagen zu den außerordentlichen Haushalten der Jahre vor 1974 und den Grunderwerbsakten zusammensetzten. Diese Unterlagen erlaubten es, dass zum überwiegenden Teil die historischen Anschaffungs- und Herstellungswerte ermittelt werden konnten.

Des Weiteren wurden in allen gemeindlichen Einrichtungen Inventuren durchgeführt. Der Abgleich des gemeindlichen Grundvermögens erfolgte über einen elektronischen Zugriff auf die Grundbuchdaten des Grundbuchamtes des Amtsgerichtes Westerstede.

Die so ermittelten Werte wurden in die neue Finanzbuchhaltungssoftware eingegeben. In Zusammenarbeitet mit der Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), die der Gemeinde Edewecht bei der Umstellung des EDV-Verfahrens behilflich war, wurden diese Daten dann mit der eingesetzten Software verarbeitet.

Das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Ammerland hat die Unterlagen zur Eröffnungsbilanz in der Zeit vom 23.05. bis 28.07.2011 geprüft. Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, Herr Stefan Deichsel, wird während der Sitzung die Prüfung und dessen Ergebnis erläutern.

Dieser Beschlussvorlage sind beigefügt:

-           Entwurf der Eröffnungsbilanz der Gemeinde Edewecht zum 01.01.2009

-           Anhang zur o. g. Eröffnungsbilanz bestehend aus Erläuterungsbericht, Anlagenübersicht, Forderungsübersicht, Schuldenübersicht, Erläuterungen zu den unter der Bilanz auszuweisenden Beträge und der Vollständigkeitserklärung

Der Entwurf des Prüfungsberichts des Rechnungsprüfungsamtes wird unverzüglich nachgereicht.

Es wird gebeten, folgende Beschlussempfehlung über den Verwaltungsausschuss an den Gemeinderat zu richten:

Anlagen:

-           Entwurf der Eröffnungsbilanz der Gemeinde Edewecht zum 01.01.2009

-           Anhang zur o. g. Eröffnungsbilanz bestehend aus Erläuterungsbericht, Anlagenübersicht, Forderungsübersicht, Schuldenübersicht, Erläuterungen zu den unter der Bilanz auszuweisenden Beträge und der Vollständigkeitserklärung