Finanzierung:

Im EDV-Budget werden jährlich wiederkehrend Mittel für Digitalisierungsmaßnahmen vorgesehen.

Sachdarstellung:

Mit Datum vom 22.11.2018 hat die FDP-Fraktion einen Antrag zur Weiterentwicklung des E-Governments gestellt. Dieser Antrag wurde erstmalig in der Sitzung des Rates am 18.12.2018 beraten (Vorlagennummer 2018/FB I/2901) und dort an den Wirtschafts- und Haushaltsausschuss zur weiteren Beratung verwiesen. Der Antrag ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt.

Verwaltungsseits wird das Thema E-Government als ein Baustein der Digitalisierung verstanden und in diesem Kontext bearbeitet. Der Ansatz der Digitalisierung berücksichtigt in erster Linie das Einbinden neuer Technologien zur Verbesserung von Prozessen und Abläufen und damit einhergehend die Entwicklung angepasster Organisationsmodelle. Neben dem Thema E-Government werden unter dem Oberbegriff Digitalisierung bspw. auch die Themen Soziale Netzwerke, Open Data und Cloud Computing verstanden.

Zu den klassischen Komponenten des E-Governments sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Ersetzendes Scannen, E-Payment und Workflowkomponenten zu nennen. Ziel ist es dabei, die Verwaltungsprozesse so zu gestalten, dass sie kundenorientiert, medienbruchfrei und transparent sind. E-Government richtet sich somit sowohl an die Bürgerinnen und Bürger als auch an die verwaltungsinternen Abläufe.

Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Dienstleistungen bis Ende 2022 in einem Verbund ihrer Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Die Umsetzung des OZG erfolgt durch zwei Projekte des IT-Planungsrates gemeinsam mit Bund und Ländern und unter Einbeziehung kommunaler Akteure. Zum einen geht es in diesen Projekten um ein Digitalisierungsprogramm, welches die Voraussetzungen schaffen soll, die Dienstleistungen überhaupt digital abzubilden und zum anderen geht es um die Schaffung entsprechender Verwaltungsportale, in denen sich Bürgerinnen und Bürger einen einheitlichen Zugang zu allen digitalen Angeboten der Verwaltung ermöglichen können. Hierbei handelt es sich um eine begrüßenswerte Entwicklung. Bis dahin sind verwaltungsseits sowohl die internen Strukturen zur möglichst medienbruchfreien Abwicklung entsprechender Anträge zu schaffen als auch bereits im Vorfeld eigene sinnvolle Lösungen zur Überbrückung zu entwickeln.

Ist-Zustand

In der bisherigen Arbeit hat sich die Verwaltung schwerpunktmäßig mit der Schaffung der erforderlichen internen Strukturen beschäftigt. Eine umfassende Digitalisierung der Verwaltungsabläufe setzt zunächst einmal einen bestehenden Aktenplan voraus, welcher als Grundlage für eine flächendeckende revisionssichere Ablage von elektronischen Dokumenten dient. Die hierfür erforderlichen Arbeiten sind zwischenzeitlich weitestgehend abgeschlossen. Es ist beabsichtigt, die finale Version des Aktenplanes noch in diesem Jahr zu verabschieden und auf dieser Basis zusammen mit der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) die nächsten Schritte zu planen. Unbeschadet dessen sind in Teilbereichen schon Umstellungen erfolgt. Die gemeindlichen Steuerakten werden bereits seit geraumer Zeit ausschließlich digital geführt. Ebenso gibt es in dem Teilaufgabenbereich Meldewesen des Bürgerbüros nahezu keine papiergebundene Aktenführung mehr. Auch die Bearbeitung der kreditorischen Rechnungen wird mittels eines entsprechenden Workflows papierlos vorgenommen. In den genannten Fällen wird auch das System des revisionssicheren ersetzenden Scannens genutzt, um auf die Papierablage umfänglich verzichten zu können.

Daneben bietet die Gemeinde Edewecht bereits heute eine Reihe von Dienstleistungen online an:

-       Wahlscheinantrag online (OLIWA)

-       interaktive Planungsbeteiligung

-       Bebauungsplanportal

-       Schadensmelder

-       Führungszeugnis (Online Portal des Bundesamtes für Justiz)

-       Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (Online Portal des Bundesamtes für Justiz)

-       Online Buchung von Unterkünften

Nächste Schritte

Bei der Auswahl weiterer Dienstleistungen sind in erster Linie auch solche im Fokus, die mit entsprechenden Fallzahlen verbunden sind. Bereits beschlossen und in der Umsetzung ist die Einrichtung eines Onlineportals zur Sportstättenverwaltung. Die Nutzung soll in der zweiten Jahreshälfte ermöglicht werden.

In Planung ist die Umsetzung eines Moduls zur Hundesteuer, welches auch gleichzeitig die Anmeldung im Hunderegister ermöglicht.

Für den Bereich des Standesamtes ist ein Modul zur Anforderung von Personenstandsurkunden in Planung. Ein entsprechendes Angebot der KDO liegt bereits vor.

Selbstverständlich sind in diesem Kontext auch die Möglichkeiten zum E-Payment zu schaffen.

Ferner ist beabsichtigt, dass bereits bestehende Kindertagesstätten-Verwaltungsprogramm zu erweitern und in diesem Zuge auch die Möglichkeit der Online-Anmeldung einzurichten.

Im Bereich des Bürgerbüros wird in den nächsten Monaten eine Weiterentwicklung des bestehenden Fachverfahrens eingeführt werden. In diesem Zusammenhang werden auch weitere Module und Onlinemöglichkeiten bestehen, deren Nutzen selbstverständlich geprüft wird. 

Bei bestimmten Dienstleistungen gibt es allerdings auch Hindernisse, die ein medienbruchfreies Onlineverfahren verhindern. Die Gemeinde Edewecht hat beispielsweise im Zuge der Fortschreibung des Abfallwirtschaftskonzeptes des Landkreises Ammerland darauf hingewiesen, dass das bisherige Verfahren unter Verwendung von Abfallgebührenmarken einer weiteren Digitalisierung an dieser Stelle entgegensteht. Bislang ist es bspw. für die Abmeldung einer Biotonne erforderlich, die auf dem Behälter befindliche Gebührenmarke abzulösen und dem Bürgerbüro vorzulegen. Dieser Prozess lässt sich in der Form nicht digital abbilden. Sinnvoll wäre daher eine Umstellung bspw. auf ein Chipsystem oder ähnliches Verfahren.

Letztlich ist auch der Internetauftritt der Gemeinde Teil des E-Governments. Eine grundlegende Überarbeitung und eine Konzeptionierung zur Neuerstellung sind derzeit ebenfalls in Planung.

Beschlussvorschlag:

Der Antragstext ist dem als Anlage beigefügten Antrag der FDP-Fraktion zu entnehmen.

Anlagen:

Antrag der FDP-Fraktion