Finanzierung:

Für die Anschaffung und monatliche Wartung der Software werden im Haushaltsjahr 2019 Kosten in Höhe von 3.800,- € entstehen. Die notwendigen Finanzmittel für das Haushaltsjahr 2019 können über den Haushalt zur Verfügung gestellt werden.

Für die monatliche Wartung der Software werden in den Folgejahren Finanzmittel in Höhe von 1.200,- € entstehen, die über den jeweiligen Haushalt eingeplant werden können.

Sachdarstellung:

Zurzeit werden die Belegungspläne für alle Sporthallen der Gemeinde Edewecht von der Verwaltung über Outlookkalender verwaltet. Für die beiden Großraumhallen in Edewecht werden die Belegungen an den Wochenenden außerdem über die Homepage der Gemeinde Edewecht für die Allgemeinheit präsentiert.

In der Praxis ist das aktuelle Verfahren relativ aufwendig. Die Vereine wenden sich formlos an die Verwaltung und teilen die von Ihnen gewünschten Hallenzeiten mit. Die Verwaltung gleicht die gewünschten Termine ab, trägt sie in die Outlookkalender ein, leitet sie an die zuständigen Hausmeister weiter und bestätigt die Termine bei den einzelnen Vereinen.

Die Fa. The Web Mob Your Solution, Jever, hat der Gemeinde eine Software zur Verwaltung der gemeindeeigenen Sportstätten vorgestellt. Hier können in einem Programm alle Sporthallen erfasst werden, die der Allgemeinheit übersichtlich im Internet zur Verfügung stehen. Innerhalb der einzelnen Kalender haben die Vereine die Möglichkeit, einzelne Termine zu beantragen, über die die Verwaltung dann in einem Schritt entscheiden kann. Im Programm können die Emailadressen aller Beteiligten (Vereinsvertreter und Hausmeister) hinterlegt werden, welche nach der Vergabe durch die Gemeinde automatisch benachrichtigt werden. Das Programm könnte mit der Homepage der Gemeinde Edewecht verlinkt werden, sodass keine weitere Datenpflege erfolgen müsste.

Über diese Software könnte auch die Belegung des Hauses der Begegnung sowie des Edewechter Schwimmbades erfolgen.

Aus Sicht der Verwaltung wäre die Anschaffung der Software sinnvoll, da neben der Verringerung des Verwaltungsaufwandes alle Sportstättenbelegungspläne kompakt und übersichtlich für den Bürger zur Verfügung stehen. Auch besteht über das Programm die Möglichkeit, die Homepages der einzelnen Sportvereine zu verlinken, sodass sich die Bürger auf einer Homepage über sämtliche Sportangebote in der Gemeinde Edewecht informieren können.

Die Kosten für die Anschaffung der Software inklusive Schulung aller Beteiligten betragen ca. 2.900,- €. Hinzu kommt eine monatliche Gebühr in Höhe von ca. 95,- €, sodass neben der einmaligen Anschaffung jährliche Kosten in Höhe von 1.200,- € entstehen würden.

Beschlussvorschlag:

Für die Verwaltung der gemeindeeigenen Sportstätten und des Hauses der Begegnung wird ein webbasiertes Sportstättenverwaltungssystem angeschafft.

Die für die Anschaffung und Wartung benötigten  Finanzmittel in Höhe von 3.800,- € stehen über den Haushalt 2019 zur Verfügung. In den Folgejahren sind für die Wartung der Software Finanzmittel in Höhe von jährlich 1.200,- € einzuplanen.

Anlagen: