Beschlussvorschlag:

Für die Verwaltung der gemeindeeigenen Sportstätten und des Hauses der Begegnung wird ein webbasiertes Sportstättenverwaltungssystem angeschafft.

 

Die für die Anschaffung und Wartung benötigten  Finanzmittel in Höhe von 3.800,- € stehen über den Haushalt 2019 zur Verfügung. In den Folgejahren sind für die Wartung der Software Finanzmittel in Höhe von jährlich 1.200,- € einzuplanen.

 

Nach einer kurzen Erläuterung der Beschlussvorlage durch SGL Schöbel stellt Herr Unger anhand der website www.hallenzeiten.de das von seiner Firma speziell für die Ansprüche von Kommunen entwickelte Programm vor. Er führt dabei aus, es beruhe auf folgenden vier Säulen:

-       Entlastung der Verwaltung

-       Bessere und zentrale Information der Öffentlichkeit

-       Stärkung des Ehrenamtes durch Präsentation der Vereine

-       Öffentlichkeitsarbeit und Attraktivitätssteigerung der Kommune durch einfachere und bessere Darstellung im Internet

In der anschließenden Diskussion führt Herr Unger auf Fragen und Anmerkungen aus der Ausschussmitte weiter aus, ein Blockieren von Hallenzeiten ohne tatsächliche Nutzung könne vom System nicht erkannt werden. Solche Probleme fielen in der Regel jedoch den zuständigen Hausmeistern auf, die dies der Verwaltung kommunizierten oder interessierte Nutzer, die durch das Programm jederzeit Einsicht in die Belegungspläne hätten, würden entsprechende Rückmeldungen geben. Sollte das Programm ggf. in der Zukunft mit elektronischen Schließsystemen gekoppelt werden können, wäre auch eine direkte Kontrolle durch die Verwaltung denkbar. Belegungsanträge müssten im Übrigen immer aktiv durch die Verwaltung freigegeben werden. Bereits vergebene Hallenzeiten, die nicht mehr gebraucht würden, könnten nur durch die Verwaltung, dort jedoch ohne großen Aufwand, wieder freigegeben werden. SGL Schöbel führt weiter aus, die Anträge sollten durch die/den zuständige/n MitarbeiterIn jeweils kurzfristig nach Eingang des Antrages abgearbeitet werden. Wichtig sei, dass durch das Programm Doppelvergaben oder Überschneidungen vermieden würden, was bisher aufgrund unterschiedlicher Erreichbarkeit zuständiger Personen und/oder unterschiedlichen Kommunikationswegen durchaus vorgekommen sei.

 

Herr Unger erläutert weiter, die vorgestellten Kosten für die Anschaffung und Betreibung des Programms beinhalteten die Einrichtung des Programms, eine Schulung aller Nutzer und die komplette Pflege und Betreuung einschl. erforderlicher Updates. Sollten künftig weitere Module, wie bspw. eine Kopplung mit elektronischen Schließsystemen, angeboten werden können, würden hierfür sicherlich weitere Kosten entstehen. Die Daten lägen im Übrigen auf einem deutschen Server in Karlsruhe (Ionos AG) und die Software sei DSGVO-konform. BMin Lausch bittet Herrn Unger in diesem Zusammenhang, die einschlägige Bestätigung gem. DSGVO vorzulegen.

 

Sodann unterbreitet der Sport- und Kulturausschuss dem VA folgenden